कार्यालय उत्पादकता उपकरण (भाग-1) : वर्ड प्रोग्राम और वर्ड स्क्रीन लेआउट शुरू करना

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वर्ड प्रोग्राम शुरू करना

Starting Word Program

आप निम्न प्रकार से वर्ड कार्यक्रम शुरू कर सकते हैं:

  • स्टार्ट बटन पर क्लिक करें।
  • प्रकट होने वाले मेनू में सभी प्रोग्राम Microsoft Office Microsoft Office Word 2007 का चयन करें

कुछ ही सेकंड में आप मॉनिटर पर वर्ड स्क्रीन देखेंगे।

वर्ड स्क्रीन लेआउट

Word Screen Layout

शीर्षक पट्टी

टाइटल बार स्क्रीन का सबसे ऊपरी भाग होता है जिसमें बाईं ओर क्विक एक्सेस टूल बार होता है, केंद्र में दस्तावेज़ का शीर्षक और इसके दाईं ओर स्थित आकार के बटन।

फीता

रिबन को उन कमांड्स को खोजने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जिन्हें आपको एक कार्य पूरा करने की आवश्यकता है।

शासकों

शासक क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर तराजू प्रदर्शित करते हैं जो आपके टाइपिंग क्षेत्र की चौड़ाई और ऊंचाई को दर्शाते हैं। जब आप जल्दी से टैब, मार्जिन और इंडेंट सेट करना चाहते हैं तो क्षैतिज पैमाना अमूल्य है। रूलर / ग्रिडलाइन्स और अन्य विकल्पों का चयन / चयन रद्द करने में सक्षम होने के लिए मुख्य शब्द स्क्रीन पर व्यू टैब चुनें।

दस्तावेजों का प्रबंधन

Managing Documents

स्वरूपण दस्तावेज़

Formatting Document

फ़ॉन्ट स्वरूपण

फ़ॉर्मेटिंग टूलबार का उपयोग करना पाठ की कई विशेषताओं को बदलने का सबसे आसान तरीका है।

  • फॉन्ट फेस: फॉन्ट मूल टाइपफेस है जिसमें आपके शब्द प्रदर्शित होते हैं
  • फ़ॉन्ट का आकार: यह निर्धारित करता है कि प्रत्येक अक्षर कितना बड़ा दिखाई देगा। फ़ॉन्ट आकार बिंदुओं में मापा जाता है (एक इंच का 1/72) ।
  • फ़ॉन्ट शैली: फ़ॉन्ट शैली उस जोर या वजन को निर्धारित करती है जो अक्षरों के प्रदर्शित होने पर होती है।
  • संरेखण: पाठ को पृष्ठ के बाईं ओर, केंद्र या दाईं ओर संरेखित किया जा सकता है या इसे पृष्ठ भर में उचित ठहराया जा सकता है।
  • क्रमांकित और बुलेटेड सूची: सूची का उपयोग दस्तावेज़ के मुख्य बिंदुओं को उजागर करने के लिए किया जाता है।
  • इंडेंट में वृद्धि / कमी: पृष्ठ के किनारे के संबंध में एक पैराग्राफ के इंडेंटेशन को बदलें।
  • बाहरी सीमा: पाठ चयन के चारों ओर एक सीमा जोड़ें।
  • रंग हाइलाइट करें: पाठ चयन के पीछे रंग बदलने के लिए इस विकल्प का उपयोग करें।
  • टेक्स्ट का रंग: यह विकल्प टेक्स्ट का रंग बदलता है। बटन पर दिखाया गया रंग अंतिम रंग चुना गया है।
  • लाइन स्पेसिंग: लाइन स्पेसिंग पैराग्राफ में टेक्स्ट की प्रत्येक लाइन की ऊंचाई निर्धारित करती है।

टेबल्स के साथ काम करना

Working with Tables

तालिकाएँ सम्मिलित करें सुविधा का उपयोग करते हुए दस्तावेज़ में तालिका जोड़ने के दो तरीके हैं:

  • स्टैंडर्ड टूल बार पर इन्सर्ट टेबल टैब पर क्लिक करें और सब-टास्क मेनू से टेबल आइकन चुनें
  • तालिका के लिए आवश्यक पंक्तियों और स्तंभों की संख्या को उजागर करते हुए, माउस को ग्रिड के साथ खींचें। और जैसा कि आप पंक्तियों और स्तंभों की संख्या का चयन करते हैं, तदनुसार तालिका दस्तावेज़ पर बनाई जाएगी।
  • वैकल्पिक रूप से सब-टास्क मेनू बार से टैब टेबल डालें चुनें। फिर पंक्ति और स्तंभों की संख्या के लिए इनपुट स्क्रीन प्रदर्शित करने के लिए तालिका सम्मिलित करें विकल्प चुनें।

पाठ और मूविंग पाठ की प्रतिलिपि बनाना

Copying Text and Moving Text

नकल पाठ

  • उस पाठ का चयन करें जिसे कॉपी किया जाएगा।
  • मेनू बार पर Home क्लिपबोर्ड सब टास्क मेनू कमांड का चयन करें, या मानक टूल बार पर कट बटन पर क्लिक करें, या CTRL + X कुंजी दबाएं।
  • मेनू बार पर Home Clipboard सब टास्क मेनू कमांड चुनें, मानक टूलबार पर कॉपी बटन पर क्लिक करें, या क्लिपबोर्ड पर पाठ को कॉपी करने के लिए CTRL + C कुंजी दबाएं।

चल रहा पाठ

  • उस पाठ का चयन करें जिसे स्थानांतरित किया जाएगा।
  • मेनू बार पर Home क्लिपबोर्ड सब टास्क मेनू कमांड का चयन करें, या मानक टूल बार पर कट बटन पर क्लिक करें, या CTRL + X कुंजी दबाएं।
  • कट टेक्स्ट को पेस्ट करने के लिए, कर्सर को उस स्थान पर ले जाएँ जहाँ आप टेक्स्ट को ले जाना चाहते हैं और मेनू बार पर Home क्लिपबोर्ड सब टास्क मेनू कमांड का चयन करें, मानक टूलबार पर पेस्ट बटन पर क्लिक करें या CTRL + V कुंजियाँ दबाएँ।

शीर्षलेख और पादलेख

Headers and Footers

वर्तनी और व्याकरण चेकर्स गलत वर्तनी वाले शब्दों या व्याकरण त्रुटियों के लिए जाँच करते हैं। जब तक आप इस सुविधा को बंद नहीं करेंगे तब तक शब्द स्वतः ही वर्तनी और व्याकरण की त्रुटियों की जाँच करेगा। वर्तनी और व्याकरण परीक्षक का उपयोग करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

  • मुख्य टैब बार से बटन चुनें या की-बोर्ड पर F7 बटन दबाएँ।
  • वर्तनी और व्याकरण संवाद बॉक्स आपको दस्तावेज़ में पहली गलती के बारे में सूचित करेगा और गलत वर्तनी वाले शब्दों को लाल रंग में हाइलाइट किया जाएगा।
  • यदि शब्द सही ढंग से लिखा गया है, तो इग्नोर बटन पर क्लिक करें या यदि दस्तावेज़ में एक से अधिक बार शब्द दिखाई देता है तो इग्नोर ऑल बटन पर क्लिक करें।

पेज लेआउट

Page Layout
  • रूलर का उपयोग करना: माउस को उस क्षेत्र पर ले जाएँ जहाँ सफेद शासक ग्रे में बदलता है।
    • जब कर्सर एक डबल-एंडेड तीर बन जाता है, तो माउस के साथ क्लिक करें, और मार्जिन संकेतक को वांछित स्थान पर खींचें।
    • मार्जिन सेट होने पर माउस छोड़ दें।
  • पेज सेट-अप डायलॉग बॉक्स का उपयोग करना: पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स का उपयोग करके मार्जिन भी बदला जा सकता है:
    • पृष्ठ लेआउट टैब का चयन करें और मेनू बार पर कमांड पर क्लिक करें और मार्जिन संवाद बॉक्स प्रदर्शित करने के लिए पृष्ठ सेटअप उप कार्य समूह के तहत मार्जिन बटन चुनें।

शीर्षलेख और पादलेख

Headers and Footers
  • मुख्य टैब बार पर सम्मिलित करें शीर्ष लेख और पाद लेख उपशीर्षक मेनू चुनें। आवश्यकता के अनुसार हैडर या फुटर विकल्प पर क्लिक करें
  • हेडर विकल्प का चयन करने पर, शीर्ष लेख टूलबार दिखाई देगा और पृष्ठ के शीर्ष पर प्रकाश डाला जाएगा।
  • हेडर बॉक्स में हेडिंग टाइप करें। आप मानक पाठ स्वरूपण विकल्पों में से कई का उपयोग कर सकते हैं जैसे कि फ़ॉन्ट चेहरा, आकार, बोल्ड, इटैलिक आदि।

इसी प्रकार, आप पाद लेख के लिए निर्दिष्ट कमांड का चयन कर सकते हैं और आवश्यकता के अनुसार इसे अनुकूलित कर सकते हैं।

पृष्ठ संख्या

Page Numbers

मुद्रण दस्तावेज़

Printing Documents
  • दस्तावेज़ को मुद्रित करने के लिए खोलें।
  • मेनू बार पर Office Button Print कमांड चुनें। प्रिंट संवाद बॉक्स खुल जाएगा। प्रिंट रेंज, कॉपी की संख्या, प्रिंटर का नाम आदि जैसे विकल्पों का चयन करें। देखें कि प्रिंटर चालू है और प्रिंटर ट्रे में कागज उपलब्ध है।
  • ओके पर क्लिक करें।
Spreadsheet Screen

कार्यपत्रक

The Worksheet
  • एक्सेल में सूचना एक वर्कशीट में बनाई गई है और एक कार्यपुस्तिका नामक फ़ाइल में सहेजी गई है। प्रत्येक एक्सेल फाइल एक वर्कबुक है जो कई वर्कशीट रख सकती है। वर्कशीट कॉलम (अक्षरों द्वारा निर्दिष्ट) और पंक्तियों (संख्याओं द्वारा निर्दिष्ट) का एक ग्रिड है।
  • कार्यपत्रक के ऊपर और बाईं ओर कॉलम और पंक्तियों के अक्षरों और संख्याओं (लेबल कहा जाता है) को ग्रे बटन में प्रदर्शित किया जाता है। एक स्तंभ और एक पंक्ति के प्रतिच्छेदन को सेल कहा जाता है। डेटा एक सेल में दर्ज किया गया है।
  • कॉलम A से Z, AA, AZ, BA से BZ और इसी तरह से लेटर किए जाते हैं। इसी तरह, पंक्तियों को 1,2, 3 और इसी तरह गिना जाता है। एक स्तंभ पत्र और एक पंक्ति संख्या मिलकर एक सेल की पहचान करते हैं जिसे सेल एड्रेस कहा जाता है।

एक वर्कशीट में डेटा खोजें और बदलें

Find and Replace Data in a Worksheet

सूत्र का उपयोग करना

Using Formulas
  • सूत्रों का उपयोग सरल जोड़, घटाव, गुणा और भाग के साथ-साथ जटिल गणनाओं के लिए किया जाता है।
  • एक्सेल वर्कशीट से डेटा में हेरफेर और उपयोगी जानकारी निकालने के लिए, सूत्र बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। Excel में, सूत्र का उपयोग कार्यपत्रक डेटा के परिणामों की गणना करने के लिए किया जाता है। जब डेटा में कुछ परिवर्तन होता है, तो ऐसे सूत्र स्वचालित रूप से उपयोगकर्ता की ओर से कोई अतिरिक्त प्रयास नहीं किए गए अद्यतन परिणामों की गणना करते हैं। एक्सेल 2007 द्वारा शुरू की गई एक नई सुविधा है, जो आपको एक तालिका से स्तंभ नाम का उपयोग करने वाले सूत्र बनाने में सक्षम करती है, जब आप तालिका के साथ काम कर रहे होते हैं। यह सुविधा उपयोगकर्ता को सूत्र पढ़ने में बहुत आसान बनाने में मदद करती है।

कार्यों

The Functions

ऑटोसम फंक्शन

सेल वैल्यू का योग भी AutoSum फ़ंक्शन की सहायता से किया जा सकता है।

निम्नलिखित कदम बताते हैं कि कैसे करना है।

  • सेल F3 पर क्लिक करें
  • सूत्र टैब का चयन करें
  • फ़ंक्शन लाइब्रेरी समूह से AutoSum पर क्लिक करें।
  • सूम का चयन करें
  • एंटर दबाए

कार्यपत्रक तैयार करना

Formatting Worksheets

होम टैब और स्वरूपण उपकरण

होम टैब स्वरूपण आवश्यकताओं के संबंध में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले विकल्पों की त्वरित पहुंच प्रदान करता है।

मिनी टूलबार का उपयोग करना

शॉर्टकट मेनू तब प्रकट होता है जब आप किसी कक्ष या श्रेणी चयन पर राइट क्लिक करते हैं।

प्रारूप सेल संवाद बॉक्स का उपयोग करना

यद्यपि रिबन के होम टैब पर उपलब्ध नियंत्रणों से प्रारूपण संबंधी अधिकांश आवश्यकताएं पूरी हो जाती हैं, लेकिन प्रारूप सेल संवाद बॉक्स का उपयोग करके कुछ विशेष प्रकार के प्रारूपण पूरे किए जाते हैं।

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