कार्यालय उत्पादकता उपकरण भाग 2: एक्सेस प्रोग्राम शुरू करना और स्क्रैच से डेटाबेस बनाना

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एक्सेस प्रोग्राम शुरू करना

Starting Access Program

आप अपने एक्सेस प्रोग्राम को विभिन्न तरीकों से शुरू कर सकते हैं। स्टार्ट बटन का उपयोग करने का एक तरीका है:

  • स्टार्ट बटन पर क्लिक करें।
  • प्रकट होने वाले मेनू में सभी प्रोग्राम-Microsoft Office - Microsoft Office Access 2007 का चयन करें।

स्क्रैच से एक डेटाबेस बनाना

Creating a Database from the Scratch
  • विकल्प चुनें खरोंच से एक डेटाबेस बनाने के लिए एक खाली डेटाबेस खोलें।
  • डेटाबेस का फ़ाइल नाम लिखें NIOS_dbase
  • (टेबल और फॉर्म बनाने से पहले एक सामान्य डेटाबेस बनाने की सिफारिश की गई है।)
  • ब्राउज़ करें और फ़ोल्डर का चयन करें
  • क्रिएट पर क्लिक करें।

टेम्पलेट का उपयोग करके एक डेटाबेस बनाना

Creating a Database Using Template

आप निम्नलिखित तरीकों से टेम्पलेट का उपयोग करके एक डेटाबेस बना सकते हैं:

  • प्रासंगिक टेम्प्लेट श्रेणी से उपयुक्त चुनिंदा ऑनलाइन टेम्प्लेट चुनें जैसा कि पहले दिखाया गया है
  • रिबन में क्लिक टैब बनाएं जैसा कि दिखाया गया है

टेबल समूह में टेबल टेम्प्लेट पर कर्सर लाएं और उसे क्लिक करें। फिर टेम्प्लेट की ड्रॉप-डाउन सूची से वांछित टेम्पलेट का चयन करें और क्लिक करें और टेम्प्लेट तालिका में दिखाए अनुसार खुलता है।

टेम्पलेट का उपयोग करके एक डेटाबेस बनाना

Creating a Database Using Template
  • प्रासंगिक टेम्प्लेट श्रेणी से उपयुक्त चुनिंदा ऑनलाइन टेम्प्लेट चुनें
  • रिबन में टेब में दिखाए गए अनुसार टैब बनाएं पर क्लिक करें और समूह तालिका टेम्प्लेट में कर्सर लाएं

टेबल्स में डेटा स्टोर कैसे करें

How Access Stores Data in Tables

एक्सेस 2007 उन डेटा को तालिकाओं में संग्रहीत करता है जो स्तंभ और पंक्तियों के साथ स्प्रेडशीट की कोशिकाओं की तरह दिखते हैं। प्रत्येक पंक्ति एक रिकॉर्ड का प्रतिनिधित्व करती है, और प्रत्येक कॉलम एक फ़ील्ड का प्रतिनिधित्व करता है।

तालिका में डेटा दर्ज करें

Enter Data into a Table

एक बार तालिका बन जाने के बाद, डेटा दर्ज किया जा सकता है।

  • यदि आपकी नई तालिका खुली नहीं है, तो नेविगेशन फलक में, इसके शीर्षक पर डबल क्लिक करें।
  • होम टैब-व्यू समूह में, डेटशीट दृश्य चुनें। (नई तालिका के लिए डिफ़ॉल्ट दृश्य डेटाशीट दृश्य है।)
  • पहले फ़ील्ड (कॉलम) को स्वचालित रूप से आईडी नाम दिया गया है, डेटा प्रकार ऑटोएनम्बर है और यह निर्दिष्ट प्राथमिक कुंजी है।
  • डेटा टाइप टेक्स्ट पर सेट है। संख्या या दिनांक दर्ज करते समय, डेटा प्रकार संख्या या दिनांक और समय पर सेट किया जाएगा और इसी तरह।

डिज़ाइन दृश्य में तालिका को संशोधित करना

Modifying a Table in Design View

यदि आप उस तालिका को प्रिंट करते हैं जो उसमें दिखाई गई है, तो यह स्पष्ट नहीं है कि F_name या M_name क्या है। क्या यह पहला नाम और मध्य नाम या पिता का नाम और माता का नाम है? इसी तरह, हम देखते हैं कि जेंडर के केवल दो मूल्य हैं। या तो वह नर है या मादा। इसलिए, उपयुक्त तालिका शीर्षक देने या डेटा प्रकार बदलने के लिए, आप तालिका को संपादित कर सकते हैं जो डिज़ाइन दृश्य में किया गया है।

क्वेरी विज़ार्ड का उपयोग करके एक सरल क्वेरी बनाना

Creating a Simple Query Using the Query Wizard

जब आप क्वेरी बनाने के लिए इस पद्धति का उपयोग करते हैं, तो क्वेरी विज़ार्ड आपको संवाद बॉक्स की एक श्रृंखला के माध्यम से निर्देशित करता है और आप विभिन्न विकल्पों का चयन करके आगे बढ़ सकते हैं।

चरण निम्नानुसार दिए गए हैं:

  • टैब बनाएँ पर क्लिक करें
  • दूसरे समूह में, क्वेरी विज़ार्ड पर क्लिक करें
  • जब नया क्वेरी संवाद बॉक्स प्रकट होता है, तो सरल क्वेरी विज़ार्ड का चयन करें, और ठीक क्लिक करें

डिजाइन दृश्य का उपयोग कर क्वेरी बनाना

Creating Query Using Design View

डिज़ाइन दृश्य का उपयोग करके एक क्वेरी भी बनाई जा सकती है जिसमें आप क्वेरी की संरचना को परिभाषित कर सकते हैं। क्वेरी बनाने के लिए, आप उन क्वेरीज़ को खोलते हैं जिन पर आप क्वेरी डिज़ाइन दृश्य में अपनी क्वेरी को आधार बनाने जा रहे हैं, और फिर अपनी क्वेरी बनाने के लिए विकल्पों का उपयोग करें। परिणाम प्रदर्शित करने के लिए रन बटन पर क्लिक करें।

एकल कॉलम दिखाने के लिए:

  • उस फ़ील्ड नाम पर क्लिक करें जिसे आप प्रदर्शित करना चाहते हैं। (इस मामले में यह student_pers table का छात्र नाम फ़ील्ड है) ।
  • इसे फ़ील्ड लाइन में खींचें या आप फ़ील्ड लाइन पर लाने के लिए फ़ील्ड पर डबल क्लिक कर सकते हैं।
  • रन बटन पर क्लिक करें। एक्सेस आपके द्वारा चुने गए कॉलम को दिखाता है।

एक प्रश्न को हल करें

Sort a Query

क्वेरी बनाते समय, आप क्वेरी डिज़ाइन दृश्य में सॉर्ट पंक्ति पर इच्छित विकल्प चुनकर आरोही या अवरोही क्रम में कॉलम को सॉर्ट कर सकते हैं।

कदम इस प्रकार हैं:

  • डिज़ाइन दृश्य में छात्र_पर्स तालिका खोलें
  • फ़ील्ड ग्रिड क्षेत्र में उन फ़ील्ड को चुनें और खींचें, जिन्हें आप उन्हें दिखाना चाहते हैं।
  • उस कॉलम में सॉर्ट पंक्ति पर क्लिक करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं (इस स्थिति में यह स्टेट कॉलम है) और दिखाई देने वाले डाउन एरो पर क्लिक करें और फिर आरोही चुनें।
  • रन बटन पर क्लिक करें।
  • सॉर्ट किए गए कॉलम के साथ दिखाया गया है

मानदंड विवरण का उपयोग करके रिकॉर्ड निकालना

Extracting Records Using Criteria Statements

एक प्रश्न सहेजें

Save a Query
  • क्विक एक्सेस टूलबार पर सेव बटन पर क्लिक करें। इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स सामने आता है।
  • वह नाम लिखें जो आप अपनी क्वेरी को देना चाहते हैं।
  • ओके पर क्लिक करें। पहुँच क्वेरी बचाता है।
  • वैकल्पिक रूप से आप क्वेरी के टैब पर राइट-क्लिक करके और फिर दिखाई देने वाले मेनू से सेव का चयन करके भी बचत कर सकते हैं।
  • एक बार जब आप किसी क्वेरी को सहेज लेते हैं, तो आप इसे नेविगेशन फलक खोलकर और फिर क्वेरी के नाम पर क्लिक करके चला सकते हैं।

फॉर्म टूल का उपयोग करके फॉर्म बनाना

Creating a Form Using the Form Tool

2007 में एक्सेस टूल का उपयोग सिंगल माउस क्लिक के साथ एक फॉर्म बनाने के लिए किया जा सकता है। इस उपकरण के साथ एक फॉर्म बनाने के लिए, चरण इस प्रकार हैं:

  • नेविगेशन फलक में, प्रपत्र बनाने के लिए तालिका या क्वेरी का चयन करें।
  • क्रिएट टैब पर क्लिक करें
  • प्रपत्र समूह में, प्रपत्र पर क्लिक करें
  • फॉर्म को लेआउट व्यू टूल के साथ लेआउट व्यू में प्रदर्शित किया जाता है यानी रिबन में फॉर्मेट टैब।

रिपोर्ट टूल का उपयोग करके एक रिपोर्ट बनाना

Creating a Report Using Report Tool
  • नेविगेशन फलक में, उस तालिका या क्वेरी पर क्लिक करें जिसके लिए आप एक रिपोर्ट बनाना चाहते हैं।
  • रिपोर्ट्स समूह में, बनाएँ टैब पर क्लिक करें, रिपोर्ट पर क्लिक करें।
  • रिपोर्ट तैयार की जाती है और रिपोर्ट लेआउट टूल आई के साथ लेआउट दृश्य में प्रदर्शित किया जाता है। रिबन में टैब को फॉर्मेट करें।

रिपोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करके एक रिपोर्ट बनाना

Creating a Report Using Report Wizard

विभिन्न चरण निम्नानुसार हैं:

  • प्रपत्र समूह में टैब बनाएँ पर क्लिक करें, रिपोर्ट विज़ार्ड बटन पर क्लिक करें। रिपोर्ट विज़ार्ड संवाद बॉक्स प्रकट होता है
  • तालिकाएँ / क्वेरीज़ सूची बॉक्स में क्लिक करें और तालिका या क्वेरी नाम चुनें जिसमें रिपोर्ट में शामिल किया जाने वाला डेटा हो।
  • उपलब्ध फ़ील्ड्स से: क्षेत्र, अपनी रिपोर्ट में इच्छित फ़ील्ड चुनें और > बटन पर क्लिक करें। सभी क्षेत्रों का चयन करने के लिए, उपलब्ध फ़ील्ड में मौजूद: क्षेत्र, ≫ बटन पर क्लिक करें। किसी फ़ील्ड को चयनित फ़ील्ड से निकालने के लिए: क्षेत्र < बटन पर क्लिक करें।
  • अतिरिक्त डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है, जो किसी विशिष्ट फ़ील्ड द्वारा आपके डेटा को समूहीकृत करने के लिए कहता है।
  • बॉक्स में प्रदर्शित फ़ील्ड नाम पर क्लिक करें > बटन पर क्लिक करें और फिर अगला बटन पर क्लिक करें।

रिक्त रिपोर्ट टूल का उपयोग करके एक रिपोर्ट बनाना

Creating a Report Using Blank Report Tool
  • रिपोर्ट समूह में टैब बनाएं पर क्लिक करें, रिक्त रिपोर्ट बटन पर क्लिक करें।
  • फ़ील्ड सूची फलक में, तालिका के विरुद्ध प्लस चिह्न (+) पर क्लिक करें जिसमें फ़ील्ड को रिपोर्ट में फ़ील्ड जोड़ने के लिए रिपोर्ट में शामिल करना है, उसे डबल-क्लिक करें। यदि आप रिपोर्ट में उपकरण जोड़ना चाहते हैं जैसे शीर्षक, पृष्ठ संख्या आदि, तो स्वरूप टैब के अंतर्गत और नियंत्रण समूह में, इच्छित उपकरण पर क्लिक करें।

एक रिपोर्ट के खंड

Sections of a Report

Access 2007 में एक रिपोर्ट के डिजाइन में निम्नलिखित खंड हैं:

  • रिपोर्ट हैडर: यह रिपोर्ट की शुरुआत में है और इसमें ऐसी जानकारी होती है जो आमतौर पर एक कवर पेज पर दिखाई देती है, जैसे शीर्षक।
  • पृष्ठ शीर्षलेख: प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर प्रस्तुत किया गया है। उदाहरण के लिए, तालिका के क्षेत्र।
  • ग्रुप हैडर: रिकॉर्ड के प्रत्येक नए समूह की शुरुआत में प्रस्तुत किया गया।
  • विस्तार: रिकॉर्ड स्रोत में प्रत्येक पंक्ति के लिए एक बार प्रस्तुत किया गया।
  • समूह पाद लेख: अभिलेखों के प्रत्येक समूह के अंत में मुद्रित।
  • पेज पाद: हर पृष्ठ के अंत में छपा हुआ। पेज नंबर प्रिंट करने के लिए पेज पाद का उपयोग करें।
  • रिपोर्ट पाद लेख: रिपोर्ट के अंत में सिर्फ एक बार छपा। पूरी रिपोर्ट के लिए रिपोर्ट के योग या अन्य सारांश जानकारी मुद्रित करने के लिए रिपोर्ट पाद लेख का उपयोग करें।

रिपोर्ट का पूर्वावलोकन प्रिंट करें

Print Preview a Report
  • MS ऑफिस बटन पर क्लिक करें, मेनू दिखाई देता है।
  • अब, Print ऑप्शन में कर्सर को प्रिंट प्रीव्यू पर क्लिक करें।
  • प्रिंट पूर्वावलोकन मोड में स्विच करें।

एक रिपोर्ट छापना

Printing a Report

MS ऑफिस बटन पर क्लिक करें, प्रिंट विकल्प पर क्लिक करें। एक प्रिंट संवाद बॉक्स प्रकट होता है। मुद्रण से पहले वांछित जानकारी प्रदान करें और रिपोर्ट मुद्रित करने के लिए ओके बटन पर क्लिक करें।

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